El circuito de orden de compras de importación, permite registrar todo el procedimiento necesario al momento de realizar compras en otros paises. Este circuito está compuesto por ocho (8) partes que serán explicadas por separado. La primera parte, hace referencia al registro de un nuevo pedido y de allí todo lo que se genere.
PASO 1. Ingrese a todos los elementos, hacer clic en orden de compra de importación.
PASO 2. Desde la opción agregar, se registra un nuevo pedido que se le haga a un proveedor.
PASO 3. Luego, aparecerá la siguiente vista en la que se deben completar los datos:
fecha de comprobante.
proveedor al que se le realiza la compra.
comprador.
moneda.
tipo de pago.
domicilio de entrega.
fecha estimada de entrega.
PASO 4. A nivel de ítems de transacción, se deberá cargar los productos que se están adquiriendo, haciendo clic en símbolo (+) y posteriormente en la opción referencia hacer clic en la lupa para buscar los productos a seleccionar
PASO 5. Una vez seleccionado los ítems, se completan los campos de cantidad y precio unitario. Se hace clic en aceptar la transacción.
PASO 6. Luego hacer clic derecho sobre la transacción, opción Autorizar. De esta manera se genera una orden de compra de importación en estado cerrado.
Antes de introducirnos en el manual, vamos a definir algunas palabras del léxico que se utilizara:
Incoterms (International commerce terms): Son reglas elaboradas en los contratos de compraventa internacional. Básicamente se usan para determinar en qué momento se traspasa la responsabilidad sobre la mercadería. Los 3 más usados son: – EXW (Ex Works): La entrega se realiza en las instalaciones del vendedor o en otro lugar designado cuando se pone la mercancía a disposición del comprador. – FOB (Free on board): El vendedor es responsable de la mercancía hasta que es cargada en el barco. – CIF (Cost insurance forwarding): El vendedor se hace cargo del transporte y el seguro hasta que la mercancía llegue al puerto de destino.
Tasa estadística: Es el tributo cuya obligación tiene como hecho generador la prestación efectiva por el Estado de un servicio público individualizado en el contribuyente Básicamente es un impuesto para contribuir al funcionamiento de la aduana.
Derechos: son tasas que se pagan por la prestación de un servicio administrativo público o el uso o aprovechamiento de bienes públicos.
Posición arancelaria: Es una clasificación impositiva para definir los derechos y estadísticas de un bien. Ejemplo 8510.10 – Afeitadoras.
Circuito de importaciones – Vista desde la gestión
Vamos a dar un breve vistazo a las transacciones de la primera parte del circuito de importaciones para luego aclarar cómo influyen sobre los costos:
Configuración de posición arancelaria dentro de los productos
Dentro de los productos encontrarán la siguiente solapa:
Los productos pueden tener varias posiciones arancelarias, ya que los aranceles pueden variar dependiendo del país desde donde se trae la mercadería. Esto varía dependiendo de los acuerdos comerciales que tengan firmados el país origen y el destino.
En el sistema en la carpeta se informa de qué país vienen los productos para que el sistema pueda determinar qué posición arancelaria corresponde. Ya que la misma puede variar por país.
Posiciones arancelarias
La carga de las posiciones arancelarias se encuentra en Todos los elementos – Posiciones arancelarias:
Veamos los campos que componen una posición arancelaria:
Código de la posición: Generalmente es la denominación fiscal que tiene la posición
% incremento de calculo: En Argentina, esto se usa para establecer un impuesto que cobra el ente recaudador de impuestos sobre los conceptos de fletes y seguros
Derechos: Porcentaje de derechos cobrados sobre la posición
Tasa de estadísticas: Porcentaje de estadísticas cobrados sobre la posición
Circuito de importaciones – Vista desde la contabilidad
Muchas veces surgen dudas de cómo ver los costos finales de los productos, ya que las provisiones pueden no ser exactas, ya que luego de activar gastos, pueden llegar facturas no previstas. En estos casos, la manera más simple, exacta y elegante de saberlo es a través de la contabilidad. Por eso, daremos un breve repaso de cómo se compaginan las transacciones del circuito de importaciones con la contabilidad. Solo mencionaremos aquellas que tienen impacto sobre las cuentas contables.
Veamos algunas observaciones respecto a este cuadro:
La activación de gastos no genera asiento contable, ya que los nuevos costos de la mercadería son llevados a la contabilidad a través de la recepción de importación. Que lleva los valores de la provisión, más el FOB más los derechos y estadísticas calculados al costo.
Los derechos y estadísticas calculados en la activación no van a figurar en ninguna previsión, ya que serán saldados contablemente con el despacho de importación. En el despacho se informará un impuesto, cuya cuenta contable deberá ser “mercadería en tránsito” para que cierre contablemente.
El uso del despacho de importación como de la factura de agente aduanal es opcional, ya que pueden ser reemplazados usando directamente la factura de gastos de importación. Como puede observarse, a fines contables es lo mismo.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden hacer activaciones parciales?
Hay que tener en cuenta si todos los productos deberán tener prorrateados los mismos costos, es conveniente hacer la activación de gastos con todos los gastos y todos los productos. En forma posterior como la activación ya estableció el costo por producto se pueden generar recepciones parciales.
Si estamos utilizando el modulo de importaciones, debemos indicarle al sistema que servicios (no se pueden usar conceptos) se tendran en cuenta para el calculo de las tasas de derechos y estadisticas. Para eso deberemos ir a todos los elementos y buscar Configuraciones Especiales
Una vez dentro, daremos doble click sobre la linea llamada «Activación de Gastos de Importación»
En la pantalla que se abre, veremos que hay una sección donde podemos agregar los servicios que se consideraran para el calculo de derechos y tasas y estadísticas. Terminado esto, daremos aceptar y el sistema habra quedado configurado.
Que son los descuentos acordados? Los descuentos acordados basicamente son descuentos acordados con los clientes.
El alta de los mismos consiste de 2 pasos: cargar las definiciones de descuentos y asignarselos a los clientes.
La carga de las definiciones descuentos se realiza desde Todos los elementos – Definiciones de descuentos acordados
Una vez ingreso ahi, se debe ir al + y cargar los datos que se solicitan. A continuacion, mostramos como quedaria una definicion de descuento del 10%:
Una vez completados los datos, damos aceptar y nos dirigimos al cliente para asignarle esta definicion de descuento recien creada. Para eso iremos a Todos los elementos – Clientes y daremos doble click sobre el cliente sobre el cual queremos asignar el descuento.
Una vez dentro, iremos a los 3 puntos en las solapas de detalle y seleccionaremos descuentos acordados
Daremos al mas y completaremos el campo con la definicion del descuento acordado que creamos y en descripcion del descuento pondremos siempre Descuento Global. Con esto ya tendriamos activado el descuento para este cliente.
Es una vista que contiene todos los comprobantes de compras (facturas, notas de débito, notas de crédito, despachos de importación, etc.). A partir de esta vista es posible emitir un cubo para analizar la información y también exportarla a Excel.
Acceder a la carpeta “Comprobantes de compras”.
En esta vista aparecen todos los comprobantes de compras. Filtrar en caso de corresponder (el cubo solamente mostrará la información filtrada).
Ejecutar el cubo haciendo click en “Cubos”.
Se mostrará el cubo y se podrá organizar según las necesidades del usuario.
Para exportar la información a Excel, clickear el botón de exportación a Excel del cubo.
Es una vista que contiene todas las deudas (a favor y en contra) de proveedores. A partir de esta vista es posible emitir un cubo para analizar la información y también exportarla a Excel.
Acceder a la carpeta “Compromisos de Pago (Gestión de pagos)”.
En esta vista aparecen todas las deudas (a favor y en contra) de proveedores hasta la fecha, están o no imputados. Filtrar en caso de corresponder (el cubo solamente mostrará la información filtrada).
Ejecutar el cubo haciendo click en “Cubos”.
Se mostrará el cubo y se podrá organizar según las necesidades del usuario.
Para exportar la información a Excel, clickear el botón de exportación a Excel del cubo.
La transacción de ingreso de mercadería de reclamo a proveedor se utilizan para registrar la devolución de mercadería por parte de un proveedor. Esta transacción se genera a partir de una devolución al proveedor.
Contiene los siguientes campos:
Fecha del comprobante: fecha del comprobante.
Esquema operativo: organización para la cual se realiza la devolución.
Moneda: moneda en la que se expresan los valores.
Cotización: cotización de la moneda.
Depósito destino: depósito por defecto al cual ingresa la mercadería, en los ítems se puede modificar.
Ubicación destino: ubicación por defecto al cual ingresa la mercadería, en los ítems se puede modificar.
Proveedor: proveedor que hace la devolución de mercadería.
Detalle: información adicional sobre la devolución.
Items de transacción:
Producto: producto devuelto.
Descripción: descripción del producto devuelto.
Cantidad: cantidad devuelta.
Unidad de medida: unidad en la que se encuentra expresada la cantidad.
Precio u.: precio unitario de la mercadería devuelta.
Total: importe total del item.
Depósito destino: depósito a donde se ingresa el producto devuelto.
Ubicación destino: ubicación a donde se ingresa el producto devuelto.
Serie: serie del producto devuelto.
Lote: lote del producto devuelto.
Despacho: despacho del producto devuelto.
Detalle: información adicional sobre el ítem.
Creación
Para crear un ingreso de mercadería de reclamo al proveedor se deben seguir los siguientes pasos:
Acceder a la carpeta “Pendientes de ing. Merc. reclamo proveedor”.
Seleccionar la devolución al proveedor para la cual se devolverá mercadería, hacer click derecho sobre la misma y procesar el pendiente.
Modificar las cantidades y eliminar los ítems según corresponda.
Aceptar la transacción.
La transacción se genera en estado abierto y con flag “A confirmar”.
Autorización
Para autorizar la transacción se deben seguir los siguientes pasos:
Ingresar a la carpeta “Ing. Merc reclamo al proveedor”.
Seleccionar la transacción requerida, hacer click derecho y seleccionar la opción “Confirmar”.
Asiento contable
Esta transacción genera el siguiente asiento contable:
Comportamiento
Nombre
Detalle
Haber
Puente – Facturas a recibir
Asigna la cuenta contable “Facturación de proveedores” asignada al producto.
Debe
Mercadería
Asigna la cuenta contable “Bienes de cambio” asignada al producto.
La transacción de devolución al proveedor se utilizan para devolver mercadería a un proveedor, esta mercadería luego podrá ser devuelta en forma de crédito mediante una nota de crédito o mediante una devolución de la mercadería por parte del proveedor.
Cuenta con los siguientes datos:
Fecha del comprobante: fecha del comprobante.
Esquema operativo: organización para la cual se realiza la devolución.
Recepción asociada: recepción de mercadería que se está devolviendo.
Moneda: moneda en la que se expresan los valores.
Cotización: cotización de la moneda.
Depósito origen: depósito por defecto del cual sale la mercadería, en los ítems se puede modificar.
Ubicación origen: ubicación por defecto del cual sale la mercadería, en los ítems se puede modificar.
Proveedor: proveedor al que se le hace la devolución.
Detalle: información adicional sobre la devolución.
Items de transacción:
Producto: producto devuelto.
Descripción: descripción del producto devuelto.
Cantidad: cantidad devuelta.
Unidad de medida: unidad en la que se encuentra expresada la cantidad.
Precio u.: precio unitario de la mercadería devuelta.
Total: importe total del item.
Depósito origen: depósito de donde se extrae el producto devuelto.
Ubicación origen: ubicación de donde se extrae el producto devuelto.
Serie: serie del producto devuelto.
Lote: lote del producto devuelto.
Despacho: despacho del producto devuelto.
Detalle: información adicional sobre el ítem.
Creación
Para crear una devolución al proveedor se deben seguir los siguientes pasos:
Ingresar a la carpeta “Devolución al proveedor”.
Clickear botón “+” para generar una nueva devolución al proveedor.
Completar la recepción asociada, automaticamente se completarán los datos de la misma.
Ajustar las cantidades y eliminar ítems según corresponda para que solo queden los ítems a devolver.
Aceptar la transacción.
Asiento contable
La devolución al proveedor genera el siguiente asiento contable:
Comportamiento
Nombre
Detalle
Debe
Puente – Facturas a recibir
Asigna la cuenta contable “Facturación de proveedores” asignada al producto.
Haber
Mercadería
Asigna la cuenta contable “Bienes de cambio” asignada al producto.
La nota de débito de compra por cheque rechazado se utiliza para registrar la nueva deuda con el proveedor después de que nos haya devuelto un cheque rechazado. Esta transacción se genera a partir de un pendiente generado por la transacción “Ingreso rechazo de valores propios”. Contiene los siguientes datos:
Número: número de la nota de débito de compra. Es posible ingresar el número sin los ceros a la izquierda, el sistema los completará. Se debe ingresar por ejemplo “1-501” para que el sistema lo complete a “00010000000501”.
Fecha de comprobante: fecha de la nota de débito.
Esquema operativo: organización a la cual se le emitió la nota de débito.
Detalle: texto para información adicional sobre la nota de débito de compra.
Proveedor: proveedor que emitió la nota de débito. Para buscar de forma más rápida se puede ingresar la razón social del proveedor (de forma completa o parcial) y luego la tecla enter.
Tipo: tipo de nota de débito, se completa automáticamente al asignar proveedor.
Moneda: moneda en la cual se encuentra expresada la nota de débito.
Cotización: cotización de la moneda ingresada. Por defecto se completa con la última cotización ingresada pero se puede modificar.
Lista de precio: lista de precio de la cual se obtienen los precios para esta nota de débito de compra. Este campo no es requerido.
Tipo de pago: plazo de pago para la nota de débito de compra, a partir de este campo se calculará la fecha de vencimiento de la nota de débito. En caso de que el plazo de pago sea un caso específico y no se desee generar un tipo de pago se debe asignar el tipo de pago llamado “Manual” para el cual se asignará manualmente la fecha de vencimiento de la nota de débito.
Fecha de vencimiento de compromiso de pago: en caso de que en el campo anterior se hubiese seleccionado la opción “Manual”, en este campo se debe asignar la fecha de vencimiento de la nota de débito.
Domicilio: domicilio legal del proveedor. Por defecto se completa con el domicilio principal de la persona asignada al proveedor.
Domicilio de entrega: domicilio de entrega para la compra. Por defecto se completa con el domicilio principal del esquema operativo.
CAI: código de autorización de impresión. Este campo no es requerido.
Fecha de vencimiento CAI: fecha de vencimiento del código de autorización de impresión. Este campo no es requerido.
Fecha de registro: fecha de registro contable de la nota de débito.
Ítems de transacción:
Referencia: concepto facturado. Para buscar de forma más rápida se puede ingresar la descripción del concepto (de forma completa o parcial) y luego la tecla enter.
Descripción: descripción del ítem. Por defecto se completa con la descripción del concepto pero se puede modificar.
Cantidad: cantidad facturada.
Unidad de medida: unidad de medida en la que se expresa la cantidad solicitada.
Precio unitario: precio unitario del concepto facturado.
Lista: lista de precio de la cual se obtiene el precio para este ítem. Por defecto se completa con la lista ingresada a nivel cabecera pero se puede modificar para cada ítem. Este campo no es requerido.
% Bonificación: porcentaje de bonificación para este ítem.
Importe de bonificación: importe de bonificación para este ítem.
Total: importe total del ítem sin impuestos.
Detalle: información adicional sobre el ítem.
Observación: información adicional más extensa sobre el ítem.
Impuestos: listado de impuestos calculados para este ítem. Acá aparecerá el IVA.
Impuestos de transacción: es un listado donde se ingresan las percepciones presentes en la nota de débito.
Creación
Nota: para crear una nota de débito por cheque rechazado se debe haber creado el “Ingreso rechazo de valores propios” .
Para crear una nota de débito de compra por cheque rechazado se deben seguir los siguientes pasos:
Ingresar a la carpeta “Pendientes de nota de débito compra x cheque rechazado”.
Seleccionar el ingreso de rechazo de valores propios sobre el cual realizar la nota de débito y hacer click derecho.
Seleccionar la opción “Procesar pendiente”. Esto mostrará en pantalla la nota de débito creada.
Completar los datos de faltantes.
Aceptar la transacción.
La transacción se habrá generado con estado “Abierto” y flag “Pendiente de autorización”. El siguiente paso es autorizarla.
Autorización
Para autorizar una nota de débito de compra se deben realizar los siguientes pasos:
Buscar la nota de débito de compra a autorizar y hacer click derecho sobre la misma.
Seleccionar la opción “Autorizar”.
Asiento contable
La nota de débito de compra genera el siguiente asiento contable:
Comportamiento
Nombre
Detalle
Haber
Proveedor
Asigna la cuenta contable “Proveedores” asignada al proveedor por el importe total de la nota de débito.
Debe
Concepto
Asigna la cuenta contable “Compras” asignada a cada concepto facturado por el importe del ítem.
Debe
Impuestos
Asigna la cuenta contable “Compras” asignada al impuesto por el importe del impuesto.
La transacción de saldos iniciales de proveedores (NC y pagos) sirve para registrar saldos iniciales de cuenta corriente a favor de la organización. El nivel de detalle de ingreso de estos saldos iniciales dependerá de las necesidades del usuario. Es posible ingresar una única transacción de saldo inicial por proveedor donde se agrupe el total de lo adeudado, o bien, generar tantos saldos como comprobantes se adeuden para así tener mayor detalle. Los saldos iniciales de cuenta corriente no generan asiento contable.
Esta transacción cuenta con los siguientes datos:
Esquema operativo: organización a la cual pertenece el saldo inicial.
Proveedor: proveedor al cual pertenece el saldo inicial.
Detalle: detalle sobre el saldo inicial.
Moneda: moneda en la que está expresado este saldo inicial.
Cotización: cotización de la moneda asignada.
Ítems de transacción:
Referencia: concepto del saldo inicial. Generalmente se utilizan un concepto genérico llamado “Saldo inicial” que deberá ser creado por el usuario. También es posible ingresar los conceptos reales que originaron la deuda.
Descripción: descripción del ítem. Por defecto se completa con la descripción del concepto asignado pero se puede modificar.
Cantidad: cantidad del ítem.
Precio unitario: precio por unidad del ítem.
Total: total del ítem.
Detalle: información adicional sobre el ítem.
Observación: información adicional más extensa sobre el ítem.
Creación
Para crear un saldo inicial de proveedor (NC y Pagos) se deben seguir los siguientes pasos:
Ingresar a la carpeta “Saldos iniciales proveedores – NC y Pagos”.
Clickear botón “+” para generar una nueva transacción.
Completar los datos de cabecera.
Generar los ítems con el botón “+” en el detalle y completar sus respectivos datos. La cantidad de ítems a crear dependerá del nivel de detalle requerido por el usuario. Es posible crear un único ítem con un concepto genérico por el total de lo adeudado al proveedor o bien, es posible crear varios ítems asignando mayor detalle de a qué corresponde la deuda.
