Autor: Any Duarte

¿Cómo cargo una persona física? + php_67ba26ba91ca9

El maestro de personas físicas sirve para registrar a todas las personas físicas que tengan alguna relación con la compañía.

En Calipso todos los compradores, empleados, vendedores, clientes (que sean personas físicas) y proveedores (que sean personas físicas) deben ser dados de alta primero como personas físicas. Luego se les dará de alta el o los roles que cumplen para la compañía.

Para evitar este paso en la carga de proveedores y clientes se pueden utilizar los maestros de proveedores y clientes básicos.

La persona física cuenta con los siguientes datos:

Cabecera

Solapa Principal

  • Código: código de la persona. Se asigna automáticamente con un número correlativo y un prefijo “PF”.
  • Nombre: nombre completo de la persona.
  • CUIT: CUIT de la persona.
  • Fecha de nacimiento: fecha de nacimiento de la persona.
  • Tipo de documento: tipo de documento de la persona.
  • Número de documento: número de documento de la persona.
  • Estado civil: estado civil de la persona.
  • Domicilio principal: domicilio principal de la persona. Se puede seleccionar entre los domicilios del listado “Domicilios” de esta persona. Para asignar un domicilio como principal es necesario haber guardado la persona con el domicilio creado (es decir, haber creado el domicilio, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).
  • Teléfono principal: teléfono principal de la persona. Se puede seleccionar entre los teléfonos del listado “Teléfonos” de esta persona. Para asignar un teléfono como principal es necesario haber guardado la persona con el teléfono creado (es decir, haber creado el teléfono, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).
  • Dirección electrónica principal: dirección electrónica principal de la persona. Se puede seleccionar entre las direcciones electrónicas del listado “Direcciones electrónicas” de esta persona. Para asignar una dirección electrónica como principal es necesario haber guardado la persona con la dirección electrónica creada (es decir, haber creado la dirección electrónica, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).

Solapa Recursos Humanos

  • Primer nombre: primer nombre de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Segundo nombre: segundo nombre de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Apellido: apellido de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Apellido soltera: apellido de soltera de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Sexo: sexo de la persona.
  • Nacionalidad: nacionalidad de la persona.
  • Provincia: provincia de nacimiento de la persona.
  • Lugar de nacimiento: ciudad de nacimiento de la persona.

Detalle

Domicilios

Es un listado de los domicilios de la persona. Cada domicilio cuenta con los siguientes datos:

  • Número de domicilio: es una numeración automática para el listado de domicilios.
  • Tipo de domicilio: clasificación del domicilio (legal, de entrega, etc.)
  • País: país del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre del país buscado y presionar enter).
  • Provincia: provincia del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre de la provincia buscada y presionar enter).
  • Ciudad: ciudad del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre de la ciudad buscada y presionar enter).
  • Calle
  • Código postal
  • Piso
  • Puerta
  • Oficina
  • Observación

Teléfonos

Es un listado de los teléfonos de la persona. Cada teléfono cuenta con los siguientes datos:

  • Nro. de teléfono: es una numeración automática para el listado de teléfonos.
  • Tipo de teléfono: clasificación del teléfono (laboral, particular, etc.).
  • Número
  • Observación

Direcciones electrónicas

Es un listado de las direcciones electrónicas de la persona, podría ser una dirección de mail, una dirección de website o de red social, etc. Cada dirección electrónica cuenta con los siguientes datos:

  • Tipo de dirección electrónica: clasificación de la dirección electrónica (e-mail, facebook, website, etc.)
  • Dirección electrónica
  • Observación

Roles de contacto

Es una vista de los roles de contacto que cumple esta persona. En los proveedores y en los clientes es posible identificar qué personas físicas son nuestros contactos. en caso de que identifiquemos a una persona como contacto de algún cliente o proveedor en esta vista podremos ver el detalle.

Roles empresariales

Es una vista de los roles que cumple esta persona para la organización (cliente, proveedor, empleado, comprador y/o vendedor).

Creación

Para crear una persona física se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Personas físicas”.
  2. Clickear botón “+” para generar una nueva persona.
  1. Ingresar los datos de cabecera con los que se cuente (mínimamente CUIT y nombre). Para las personas extranjeras ingresar el CUIT de persona física del país.
  2. En caso de contar con información sobre domicilios, teléfonos y/o direcciones electrónicas agregar un ítem por cada uno de ellos en la lista correspondiente utilizando el botón “+”.
  1. Aceptar. Automáticamente se asignará el primer domicilio, teléfono y dirección electrónica ingresados como principales.
  2. En caso de querer asignar un domicilio, teléfono y/o dirección electrónica principal diferente al asignado automáticamente, volver a ingresar a la persona.
  3. Asignar el domicilio, teléfono y/o dirección electrónica principal.

Aclaración: es necesario crear el domicilio, teléfono y/o dirección electrónica, aceptar la persona y luego volver a ingresar para poder asignarlo como principal.

Caso: Facturación de una nota de venta (conceptos/servicios) y cobranza + php_67ba26ba93071

En este caso se genera una nota de venta, luego se realiza la factura de venta para la nota de venta completa y finalmente se procede a recibir la cobranza.

Pasos      

  1. Generar la nota de venta: acceder a la transacción “Nota de venta” y cargar una transacción de nota de venta con todos los conceptos a vender.
  2. Generar la factura de venta: acceder a “Pendientes de factura de venta” y procesar la nota de venta deseada.
  3. Autorizar la factura de venta: acceder a “Factura de venta” y autorizar la factura deseada. Esto enviará la factura a la AFIP (en caso de corresponder).
  4. Generar el recibo de cobranza: acceder a “Recibo de cobranza”, cargar una transacción de recibo de cobranza y completar la factura deseada en el listado de “ítems de cancelación de finanzas”. Nota: El recibo de cobranza también puede generarse desde la vista “Compromisos de pago” en gestión de cobranzas. Se deben seleccionar los comprobantes a cobrar, hacer click en el botón “Ejecutar” y seleccionar la opción “Generar cobranza”. Los comprobantes seleccionados deben pertenecer al mismo cliente y tener la misma moneda.
  5. Autorizar la cobranza: acceder a “Recibo de cobranza” y autorizar la cobranza deseada.
  6. Automaticamente se generará una imputación de ventas que imputar el recibo con la factura.

Vista de ítems de comprobantes de ventas + php_67ba26ba93388

Es una vista que contiene todos los ítems de comprobantes de ventas (facturas, notas de débito, notas de crédito). A partir de esta vista es posible emitir un cubo para analizar la información por concepto y también exportarla a Excel.

  1. Acceder a la carpeta “Ítems de comprobantes de ventas”.
  2. En esta vista aparecen todos los ítems de comprobantes de ventas. Filtrar en caso de corresponder (el cubo solamente mostrará la información filtrada).
  3. Ejecutar el cubo haciendo click en “Cubos”.
  4. Se mostrará el cubo y se podrá organizar según las necesidades del usuario
  5. Para exportar la información a Excel, clickear el botón de exportación a Excel del cubo.

Vista de comprobantes de ventas + php_67ba26ba939d8

Es una vista que contiene todos los comprobantes de ventas (facturas, notas de débito, notas de crédito). A partir de esta vista es posible emitir un cubo para analizar la información y también exportarla a Excel.

  1. Acceder a la carpeta “Comprobantes de ventas”.
  2. En esta vista aparecen todos los comprobantes de ventas. Filtrar en caso de corresponder (el cubo solamente mostrará la información filtrada).
  3. Ejecutar el cubo haciendo click en “Cubos”.
  4. Se mostrará el cubo y se podrá organizar según las necesidades del usuario.
  5. Para exportar la información a Excel, clickear el botón de exportación a Excel del cubo.

Devolución de valores por venta + php_67ba26ba93fe0

Esta transacción se utiliza para registrar la devolución de valores al cliente luego de una devolución de mercadería del cliente a la organización.

Contiene los siguientes datos:

  • Fecha del comprobante: fecha de la devolución.
  • Esquema operativo: esquema al que corresponde la devolución.
  • Moneda: moneda en la que se expresan los valores.
  • Cotización: cotización de la moneda.
  • Destino: cliente que realiza la devolución.
  • Origen default: caja/cuenta bancaria/chequera por defecto desde la cual se devolverán los valores, se podrá modificar a nivel de ítem.
  • Cancela: importe a devolver.
  • Items de transacción:
    • Origen: caja, cuenta bancaria o chequera desde la cual se egresarán los valores.
    • Valor: valor entregado al cliente (efectivo, cheque, etc.)
    • Descripción: descripción del valor entregado.
    • Importe: importe para el valor entregado.
    • Datos complementarios: datos específicos del valor asignado, por ejemplo: si se trata de un cheque se ingresaría el número y fecha de emisión.

Creación

Para crear esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder a la carpeta “Pendientes de devolución de valores por venta”.
  2. Seleccionar el ingreso por devolución del cliente, hacer click derecho y seleccionar la opción “Procesar pendiente”.
  3. Asignar los depósitos y ubicaciones de origen.
  4. Aceptar.

Esta transacción se genera en estado “Abierto” y flag “Pendiente”. Habrá que autorizarla.

Autorización

Para autorizar esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Buscar la devolución a confirmar y hacer click derecho sobre la misma.
  2. Seleccionar la opción “Confirmar”.

Asiento contable

La devolución de valores al cliente genera el siguiente asiento:

ComportamientoNombreDetalle
DebeClienteAsigna la cuenta contable “Deudores” asignada al cliente por la suma de los importes de los ítems de cancelación de finanzas.
HaberEfectivoPara aquellos ítems donde el valor asignado es efectivo: Asigna la cuenta contable “Caja/Banco” asignada a la caja o cuenta bancaria del ítem por el total del ítem.
HaberChequesPara aquellos ítems donde el valor asignado es cheque: Si el destino es una caja: Asigna la cuenta contable “Valores a depositar” asignada a la caja por el total del ítem. Si el destino es una cuenta bancaria:  Asigna la cuenta contable “Valores depositados a acreditar” asignada a la cuenta bancaria por el total del ítem.

 

Devolución de mercadería al cliente + php_67ba26ba94639

Esta transacción se utiliza para registrar la devolución de mercadería al cliente luego de una devolución del cliente a la organización.

Contiene los siguientes datos:

  • Fecha del comprobante: fecha de la devolución.
  • Esquema operativo: esquema al que corresponde la devolución.
  • Moneda: moneda en la que se expresan los valores.
  • Cotización: cotización de la moneda.
  • Destino: cliente que realiza la devolución.
  • Domicilio: domicilio legal del cliente.
  • Depósito origen: depósito por defecto del cual se extrae la mercadería devuelta, se puede modificar en el ítem.
  • Ubicación origen: ubicación por defecto del cual extrae la mercadería devuelta, se puede modificar en el ítem.
  • Detalle: información adicional sobre la devolución.
  • Items de transacción:
    • Producto: producto devuelto.
    • Descripción: descripción del producto devuelto.
    • Cantidad: cantidad devuelta.
    • Unidad de medida: unidad en la que se encuentra expresada la cantidad.
    • Precio unitario: precio de los ítems devueltos.
    • Total: importe total del ítem.
    • Depósito origen: depósito del que se egresa el producto devuelto.
    • Ubicación origen: ubicación del que se egresa el producto devuelto.
    • Serie: serie del producto devuelto.
    • Lote: lote del producto devuelto.
    • Despacho: despacho del producto devuelto.
    • Detalle: información adicional sobre el ítem.

Creación

Para crear esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder a la carpeta “Pendientes de devolución al cliente”.
  2. Seleccionar el ingreso por devolución del cliente, hacer click derecho y seleccionar la opción “Procesar pendiente”.
  3. Asignar los depósitos y ubicaciones de origen.
  4. Aceptar.

Esta transacción se genera en estado “Abierto” y flag “Pendiente”. Habrá que autorizarla.

Autorización

Para autorizar esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Buscar la devolución a confirmar y hacer click derecho sobre la misma.
  2. Seleccionar la opción “Confirmar”.

Ingreso devolución por ventas + php_67ba26ba94b9c

Esta transacción se utilizan para registrar la devolución de mercadería de un cliente. Posteriormente podrá cancelarse con una devolución de mercadería al cliente, con una nota de crédito al cliente o con una devolución de valores por venta al cliente.

Contiene los siguientes datos:

  • Fecha del comprobante: fecha de la devolución.
  • Esquema operativo: esquema al que corresponde la devolución.
  • Vínculo transaccional: remito asociado a la devolución.
  • Moneda: moneda en la que se expresan los valores.
  • Cotización: cotización de la moneda.
  • Origen: cliente que realiza la devolución.
  • Domicilio: domicilio legal del cliente.
  • Depósito destino: depósito por defecto al cual ingresa la mercadería devuelta, se puede modificar en el ítem.
  • Ubicación destino: ubicación por defecto al cual ingresa la mercadería devuelta, se puede modificar en el ítem.
  • Detalle: información adicional sobre la devolución.
  • Items de transacción:
    • Producto: producto devuelto.
    • Descripción: descripción del producto devuelto.
    • Cantidad: cantidad devuelta.
    • Unidad de medida: unidad en la que se encuentra expresada la cantidad.
    • Precio unitario: precio de los ítems devueltos.
    • Total: importe total del ítem.
    • Depósito destino: depósito al que ingresa el producto devuelto.
    • Ubicación destino: ubicación al que ingresa el producto devuelto.
    • Serie: serie del producto devuelto.
    • Lote: lote del producto devuelto.
    • Despacho: despacho del producto devuelto.
    • Detalle: información adicional sobre el ítem.

Creación

Para crear esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Ingreso devolución por ventas”.
  2. Clickear botón “+” para generar una nueva transacción.
  3. Completar el remito asociado, esto completará automaticamente la devolución con los ítems del remito.
  4. Modificar las cantidades y/o eliminar ítems en caso de corresponder para que queden solamente los devueltos.
  5. Aceptar la transacción.

Esta transacción se genera en estado “Abierto” y flag “Pendiente”. Habrá que autorizarla.

Autorización

Para autorizar esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Buscar la devolución a confirmar y hacer click derecho sobre la misma.
  2. Seleccionar la opción “Confirmar”.

Asiento contable

El ingreso de devolución por ventas genera el siguiente asiento:

ComportamientoNombreDetalle
HaberCosto de mercaderías vendidasAsigna la cuenta contable “Costo de ventas” asignada al producto por el importe total del ítem.
DebeMercaderíasAsigna la cuenta contable “Bienes de cambio” asignada a cada producto por el importe total del ítem.

 

Nota de débito de venta por cheque rechazado + php_67ba26ba95272

La nota de débito de venta por cheque rechazado se utiliza para generar una nueva deuda al cliente después de que le hayamos devuelto un cheque rechazado. Esta transacción se genera a partir de un pendiente generado por la transacción “Rechazo de valores de terceros”. Contiene los siguientes datos:

  • Fecha del comprobante: fecha del comprobante, por defecto se asigna la fecha de carga.
  • Esquema operativo: organización a la cual pertenece el comprobante.
  • Punto de venta: punto de venta de emisión del comprobante.
  • Detalle: detalle adicional del comprobante. 
  • Cliente: cliente al cual pertenece el comprobante. Para buscar de forma más rápida se puede ingresar la razón social del cliente (de forma completa o parcial) y luego la tecla enter.
  • Vendedor: vendedor que gestionó la venta.
  • Domicilio: domicilio legal del cliente.
  • Domicilio de entrega: domicilio de entrega para la venta.
  • Moneda: moneda en la que se emite el comprobante..
  • Cotización: cotización de la moneda en la que se emite el comprobante.
  • Lista de precio: lista de precio de la cual se deben tomar los precios. Esto se puede modificar a nivel de ítem.
  • Tipo de pago: plazo de de vencimiento de la factura. En caso de querer usar una fecha de vencimiento que no se corresponda a ninguno de los tipos de pago marcados se debe seleccionar la opción “Manual”.
  • Fecha de vencimiento de compromiso de pago: en caso de que en el campo anterior se hubiese seleccionado la opción “Manual”, en este campo se debe asignar la fecha de vencimiento del comprobante.
  • Observaciones: información adicional sobre el comprobante. Esta información sale en la impresión.
  • Ítems de transacción:
    • Referencia: concepto. Para buscar de forma más rápida se puede ingresar la descripción del concepto (de forma completa o parcial) y luego la tecla enter. Para esta transacción se suele crear un concepto de “Cheque rechazado”.
    • Descripción: descripción del ítem. Por defecto se completa con la descripción del concepto pero se puede modificar.
    • Cantidad: cantidad.
    • Unidad de medida: unidad de medida en la que se expresa la cantidad.
    • Precio unitario: precio unitario del concepto solicitado.
    • Lista: lista de precio de la cual se obtiene el precio para este ítem. Por defecto se completa con la lista ingresada a nivel cabecera pero se puede modificar para cada ítem.
    • % Bonificación: porcentaje de bonificación para este ítem.
    • Importe de bonificación: importe de bonificación para este ítem.
    • Total: importe total del ítem sin impuestos.
    • Detalle: información adicional sobre el ítem.
    • Observación: información adicional más extensa sobre el ítem.
    • Impuestos: listado de impuestos calculados para este ítem. Acá aparecerá el IVA.

Creación

Nota: para crear una nota de débito por cheque rechazado se debe haber creado el rechazo de cheques de terceros.

Para crear una nota de débito de venta por cheque rechazado se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Pendientes de nota de débito venta x cheque rechazado”.
  2. Seleccionar el rechazo de terceros sobre el cual realizar la nota de débito y hacer click derecho.
  3. Seleccionar la opción “Procesar pendiente”. Esto mostrará en pantalla la nota de débito creada.
  4. Completar los datos de faltantes.
  5. Aceptar la transacción.

La transacción se habrá generado con estado “Abierto” y flag “Pendiente de autorización”. El siguiente paso es autorizarla.

Autorización

Para autorizar una nota de débito de venta por cheque rechazado se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Buscar la nota de débito de venta por cheque rechazado a autorizar y hacer click derecho sobre la misma.
  2. Seleccionar la opción “Confirmar”.

Este paso enviará el comprobante a la AFIP para su autorización y numeración definitiva.

Impresión

Para imprimir la nota de débito de venta se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Buscar la nota de débito de venta a imprimir y hacer click derecho sobre la misma.
  2. Seleccionar la opción “Informe: Nota de débito de venta”.

Asiento contable

La nota de débito de venta por cheque rechazado genera el siguiente asiento contable:

ComportamientoNombreDetalle
DebeClienteAsigna la cuenta contable “Deudores” asignada al cliente por el importe total de la nota de débito.
HaberConceptoAsigna la cuenta contable “Ventas” asignada a cada concepto facturado por el importe del ítem.
HaberImpuestosAsigna la cuenta contable “Ventas” asignada al impuesto por el importe del impuesto.

Saldos iniciales de clientes – NC y Cobranzas + php_67ba26ba95a7a

La transacción de saldos iniciales de clientes (NC y Cobranzas) sirve para registrar saldos iniciales de cuenta corriente a favor del cliente. El nivel de detalle de ingreso de estos saldos iniciales dependerá de las necesidades del usuario. Es posible ingresar una única transacción de saldo inicial por cliente donde se agrupe el total de lo adeudado, o bien, generar tantos saldos como comprobantes se adeuden para así tener mayor detalle. Los saldos iniciales de cuenta corriente no generan asiento contable.

Esta transacción cuenta con los siguientes datos:

  • Esquema operativo: organización a la cual pertenece el saldo inicial.
  • Cliente: cliente al cual pertenece el saldo inicial.
  • Detalle: detalle sobre el saldo inicial.
  • Moneda: moneda en la que está expresado este saldo inicial.
  • Cotización: cotización de la moneda asignada.
  • Ítems de transacción:
    • Referencia: concepto del saldo inicial. Generalmente se utilizan un concepto genérico llamado “Saldo inicial” que deberá ser creado por el usuario. También es posible ingresar los conceptos reales que originaron la deuda.
    • Descripción: descripción del ítem. Por defecto se completa con la descripción del concepto asignado pero se puede modificar.
    • Cantidad: cantidad del ítem.
    • Precio unitario: precio por unidad del ítem.
    • Total: total del ítem.
    • Detalle: información adicional sobre el ítem.
    • Observación: información adicional más extensa sobre el ítem.

Creación

Para crear un saldo inicial de cliente (FV y ND) se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Saldos iniciales de clientes – NC y Cobranzas”.
  2. Clickear botón “+” para generar una nueva transacción.
  1. Completar los datos de cabecera.
  2. Generar los ítems con el botón “+” en el detalle y completar sus respectivos datos. La cantidad de ítems a crear dependerá del nivel de detalle requerido por el usuario. Es posible crear un único ítem con un concepto genérico por el total de lo adeudado al cliente o bien, es posible crear varios ítems asignando mayor detalle de a qué corresponde la deuda.
  3. Aceptar la transacción.

Saldos iniciales de clientes – FV y ND + php_67ba26ba96438

La transacción de saldos iniciales de clientes (FV y ND) sirve para registrar saldos iniciales de cuenta corriente a favor de la organización. El nivel de detalle de ingreso de estos saldos iniciales dependerá de las necesidades del usuario. Es posible ingresar una única transacción de saldo inicial por cliente donde se agrupe el total de lo adeudado, o bien, generar tantos saldos como comprobantes se adeuden para así tener mayor detalle. Los saldos iniciales de cuenta corriente no generan asiento contable.

Esta transacción cuenta con los siguientes datos:

  • Esquema operativo: organización a la cual pertenece el saldo inicial.
  • Cliente: cliente al cual pertenece el saldo inicial.
  • Detalle: detalle sobre el saldo inicial.
  • Moneda: moneda en la que está expresado este saldo inicial.
  • Cotización: cotización de la moneda asignada.
  • Ítems de transacción:
    • Referencia: concepto del saldo inicial. Generalmente se utilizan un concepto genérico llamado “Saldo inicial” que deberá ser creado por el usuario. También es posible ingresar los conceptos reales que originaron la deuda.
    • Descripción: descripción del ítem. Por defecto se completa con la descripción del concepto asignado pero se puede modificar.
    • Cantidad: cantidad del ítem.
    • Precio unitario: precio por unidad del ítem.
    • Total: total del ítem.
    • Detalle: información adicional sobre el ítem.
    • Observación: información adicional más extensa sobre el ítem.

Creación

Para crear un saldo inicial de cliente (FV y ND) se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Saldos iniciales de clientes – FV y ND”.
  2. Clickear botón “+” para generar una nueva transacción.
  1. Completar los datos de cabecera.
  2. Generar los ítems con el botón “+” en el detalle y completar sus respectivos datos. La cantidad de ítems a crear dependerá del nivel de detalle requerido por el usuario. Es posible crear un único ítem con un concepto genérico por el total de lo adeudado por el cliente o bien, es posible crear varios ítems asignando mayor detalle de a qué corresponde la deuda.
  3. Aceptar la transacción.