Mes: septiembre 2020

¿Cómo crear un depósito? + php_67b58c1045940

El maestro de depósitos se utiliza para registrar los depósitos del inventario de la organización. Los depósitos se subdividen en ubicaciones. Tanto el depósito como la ubicación se utilizan en todas las transacciones de inventario.

Cabecera

  • Código: código del depósito.
  • Nombre: nombre del depósito.
  • Ubicación default: ubicación principal.

Ubicaciones

Es el listado de ubicaciones (subdivisiones) que contiene el depósito.

  • Nombre: nombre de la ubicación.

Creación

Para crear un depósito se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Depósitos”.
  2. Clickear botón “+” para generar un nuevo depósito.
  3. Completar los datos de cabecera.
  4. Crear al menos una ubicación.

Clientes básicos + php_67b58c1045df7

El cliente básico sirve para cargar clientes de forma rápida y simplificada. Usando un único formulario simple el sistema creará automáticamente la persona asociada y el maestro de cliente. Esto significa que no hará falta dar de alta la persona por separado.

Una vez creado el cliente básico podremos encontrarlo tanto en la carpeta de personas (físicas o jurídicas, según corresponda) y en la carpeta de clientes. El cliente creado automáticamente tendrá asignadas las posiciones de impuestos establecidas como predeterminadas.

Creación

Para crear un cliente se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Clientes básicos”.
  2. Clickear botón “+” para generar un nuevo cliente.
  3. Asignar los datos de la solapa principal.
  4. Asignar los datos de la solapa domicilio en caso de corresponder.
  5. Aceptar.

Al aceptar el sistema genera una persona y un cliente. En caso de requerir modificar los impuestos de este cliente, dirigirse a la carpeta “Clientes” y buscar al cliente por nombre o código para editarlo.

¿Cómo cargo un cliente? + php_67b58c1046103

El maestro de clientes sirve para registrar los clientes de la organización. Todos los clientes deben ser dados de alta primero como persona física o jurídica según corresponda.

Para crear un Cliente se deben seguir los pasos especificados en este video:

Bancos + php_67b58c104631b

El maestro de bancos sirve para registrar los bancos con los que opera la compañía. El sistema trae por defecto todos los bancos que funcionan en Argentina.

El banco cuenta con los siguientes datos:

  • Persona: persona jurídica asociada al banco.
  • Número de banco: número de banco.
  • Sucursal: nombre de la sucursal. Este campo sirve para aquellos casos en los que se quiera tener las sucursales de los bancos diferenciadas en el sistema. Si no se requiere tener tal detalle se puede ingresar “Casa central”.
  • Número de sucursal: número de la sucursal. Al igual que el caso anterior, sirve si se quiere tener el detalle de sucursales. Si no se requiere tal detalle se puede ingresar “1”.
  • Domicilio: domicilio de la sucursal. Solamente debe ingresarse si se están cargando las sucursales del banco.
  • Tipos de cuenta: tipos de cuenta que se manejan con este banco (cuenta corriente, caja de ahorro, etc.).

Creación

Para crear un banco se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Bancos”.
  2. Clickear botón “+” para generar un nuevo banco.
  3. Ingresar los datos del banco.

Aceptar.

¿Cómo cargo una persona jurídica? + php_67b58c1046681

El maestro de personas jurídicas sirve para registrar a todas las personas jurídicas (organizaciones, sociedades, todos los que no sean personas físicas) que tengan alguna relación con la compañía.

La persona jurídica cuenta con los siguientes datos:

Cabecera

Solapa Principal

  • Código: código de la persona. Se asigna automáticamente con un número correlativo y un prefijo “PJ”.
  • Nombre: nombre con el cual se identifica internamente a la persona jurídica.
  • Razón social: razón social de la persona jurídica.
  • CUIT: CUIT de la persona.
  • Domicilio principal: domicilio principal de la persona. Se puede seleccionar entre los domicilios del listado “Domicilios” de esta persona. Para asignar un domicilio como principal es necesario haber guardado la persona con el domicilio creado (es decir, haber creado el domicilio, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).
  • Teléfono principal: teléfono principal de la persona. Se puede seleccionar entre los teléfonos del listado “Teléfonos” de esta persona. Para asignar un teléfono como principal es necesario haber guardado la persona con el teléfono creado (es decir, haber creado el teléfono, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).
  • Dirección electrónica principal: dirección electrónica principal de la persona. Se puede seleccionar entre las direcciones electrónicas del listado “Direcciones electrónicas” de esta persona. Para asignar una dirección electrónica como principal es necesario haber guardado la persona con la dirección electrónica creada (es decir, haber creado la dirección electrónica, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).

Detalle

Domicilios

Es un listado de los domicilios de la persona. Cada domicilio cuenta con los siguientes datos:

  • Número de domicilio: es una numeración automática para el listado de domicilios.
  • Tipo de domicilio: clasificación del domicilio (legal, de entrega, etc.)
  • País: país del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre del país buscado y presionar enter).
  • Provincia: provincia del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre de la provincia buscada y presionar enter).
  • Ciudad: ciudad del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre de la ciudad buscada y presionar enter).
  • Calle
  • Código postal
  • Piso
  • Puerta
  • Oficina
  • Observación

Teléfonos

Es un listado de los teléfonos de la persona. Cada teléfono cuenta con los siguientes datos:

  • Nro. de teléfono: es una numeración automática para el listado de teléfonos.
  • Tipo de teléfono: clasificación del teléfono (laboral, particular, etc.).
  • Número
  • Observación

Direcciones electrónicas

Es un listado de las direcciones electrónicas de la persona, podría ser una dirección de mail, una dirección de website o de red social, etc. Cada dirección electrónica cuenta con los siguientes datos:

  • Tipo de dirección electrónica: clasificación de la dirección electrónica (e-mail, facebook, website, etc.)
  • Dirección electrónica
  • Observación

Roles empresariales

Es una vista de los roles que cumple esta persona para la organización (cliente, proveedor y/o banco).

Creación

Para crear una persona jurídica se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Personas jurídicas”.
  2. Clickear botón “+” para generar una nueva persona.
  1. Ingresar los datos de cabecera con los que se cuente (mínimamente CUIT y nombre). Para las personas de otro país ingresar el CUIT de persona jurídica del país.
  2. En caso de contar con información sobre domicilios, teléfonos y/o direcciones electrónicas agregar un ítem por cada uno de ellos en la lista correspondiente utilizando el botón “+”.
  1. Aceptar. Automáticamente se asignará el primer domicilio, teléfono y dirección electrónica ingresados como principales.
  2. En caso de querer asignar un domicilio, teléfono y/o dirección electrónica principal diferente al asignado automáticamente, volver a ingresar a la persona.
  3. Asignar el domicilio, teléfono y/o dirección electrónica principal.

Aclaración: es necesario crear el domicilio, teléfono y/o dirección electrónica, aceptar la persona y luego volver a ingresar para poder asignarlo como principal.

¿Cómo cargo una persona física? + php_67b58c10478c2

El maestro de personas físicas sirve para registrar a todas las personas físicas que tengan alguna relación con la compañía.

En Calipso todos los compradores, empleados, vendedores, clientes (que sean personas físicas) y proveedores (que sean personas físicas) deben ser dados de alta primero como personas físicas. Luego se les dará de alta el o los roles que cumplen para la compañía.

Para evitar este paso en la carga de proveedores y clientes se pueden utilizar los maestros de proveedores y clientes básicos.

La persona física cuenta con los siguientes datos:

Cabecera

Solapa Principal

  • Código: código de la persona. Se asigna automáticamente con un número correlativo y un prefijo “PF”.
  • Nombre: nombre completo de la persona.
  • CUIT: CUIT de la persona.
  • Fecha de nacimiento: fecha de nacimiento de la persona.
  • Tipo de documento: tipo de documento de la persona.
  • Número de documento: número de documento de la persona.
  • Estado civil: estado civil de la persona.
  • Domicilio principal: domicilio principal de la persona. Se puede seleccionar entre los domicilios del listado “Domicilios” de esta persona. Para asignar un domicilio como principal es necesario haber guardado la persona con el domicilio creado (es decir, haber creado el domicilio, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).
  • Teléfono principal: teléfono principal de la persona. Se puede seleccionar entre los teléfonos del listado “Teléfonos” de esta persona. Para asignar un teléfono como principal es necesario haber guardado la persona con el teléfono creado (es decir, haber creado el teléfono, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).
  • Dirección electrónica principal: dirección electrónica principal de la persona. Se puede seleccionar entre las direcciones electrónicas del listado “Direcciones electrónicas” de esta persona. Para asignar una dirección electrónica como principal es necesario haber guardado la persona con la dirección electrónica creada (es decir, haber creado la dirección electrónica, presionado aceptar y vuelto a entrar a la persona).

Solapa Recursos Humanos

  • Primer nombre: primer nombre de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Segundo nombre: segundo nombre de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Apellido: apellido de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Apellido soltera: apellido de soltera de la persona. Al completarlo se agrega automáticamente al campo “nombre” de la solapa principal.
  • Sexo: sexo de la persona.
  • Nacionalidad: nacionalidad de la persona.
  • Provincia: provincia de nacimiento de la persona.
  • Lugar de nacimiento: ciudad de nacimiento de la persona.

Detalle

Domicilios

Es un listado de los domicilios de la persona. Cada domicilio cuenta con los siguientes datos:

  • Número de domicilio: es una numeración automática para el listado de domicilios.
  • Tipo de domicilio: clasificación del domicilio (legal, de entrega, etc.)
  • País: país del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre del país buscado y presionar enter).
  • Provincia: provincia del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre de la provincia buscada y presionar enter).
  • Ciudad: ciudad del domicilio (como para todos los campos que tienen una lupa, es posible escribir parte del nombre de la ciudad buscada y presionar enter).
  • Calle
  • Código postal
  • Piso
  • Puerta
  • Oficina
  • Observación

Teléfonos

Es un listado de los teléfonos de la persona. Cada teléfono cuenta con los siguientes datos:

  • Nro. de teléfono: es una numeración automática para el listado de teléfonos.
  • Tipo de teléfono: clasificación del teléfono (laboral, particular, etc.).
  • Número
  • Observación

Direcciones electrónicas

Es un listado de las direcciones electrónicas de la persona, podría ser una dirección de mail, una dirección de website o de red social, etc. Cada dirección electrónica cuenta con los siguientes datos:

  • Tipo de dirección electrónica: clasificación de la dirección electrónica (e-mail, facebook, website, etc.)
  • Dirección electrónica
  • Observación

Roles de contacto

Es una vista de los roles de contacto que cumple esta persona. En los proveedores y en los clientes es posible identificar qué personas físicas son nuestros contactos. en caso de que identifiquemos a una persona como contacto de algún cliente o proveedor en esta vista podremos ver el detalle.

Roles empresariales

Es una vista de los roles que cumple esta persona para la organización (cliente, proveedor, empleado, comprador y/o vendedor).

Creación

Para crear una persona física se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la carpeta “Personas físicas”.
  2. Clickear botón “+” para generar una nueva persona.
  1. Ingresar los datos de cabecera con los que se cuente (mínimamente CUIT y nombre). Para las personas extranjeras ingresar el CUIT de persona física del país.
  2. En caso de contar con información sobre domicilios, teléfonos y/o direcciones electrónicas agregar un ítem por cada uno de ellos en la lista correspondiente utilizando el botón “+”.
  1. Aceptar. Automáticamente se asignará el primer domicilio, teléfono y dirección electrónica ingresados como principales.
  2. En caso de querer asignar un domicilio, teléfono y/o dirección electrónica principal diferente al asignado automáticamente, volver a ingresar a la persona.
  3. Asignar el domicilio, teléfono y/o dirección electrónica principal.

Aclaración: es necesario crear el domicilio, teléfono y/o dirección electrónica, aceptar la persona y luego volver a ingresar para poder asignarlo como principal.

Caso: Facturación de una nota de venta (conceptos/servicios) y cobranza + php_67b58c1048d03

En este caso se genera una nota de venta, luego se realiza la factura de venta para la nota de venta completa y finalmente se procede a recibir la cobranza.

Pasos      

  1. Generar la nota de venta: acceder a la transacción “Nota de venta” y cargar una transacción de nota de venta con todos los conceptos a vender.
  2. Generar la factura de venta: acceder a “Pendientes de factura de venta” y procesar la nota de venta deseada.
  3. Autorizar la factura de venta: acceder a “Factura de venta” y autorizar la factura deseada. Esto enviará la factura a la AFIP (en caso de corresponder).
  4. Generar el recibo de cobranza: acceder a “Recibo de cobranza”, cargar una transacción de recibo de cobranza y completar la factura deseada en el listado de “ítems de cancelación de finanzas”. Nota: El recibo de cobranza también puede generarse desde la vista “Compromisos de pago” en gestión de cobranzas. Se deben seleccionar los comprobantes a cobrar, hacer click en el botón “Ejecutar” y seleccionar la opción “Generar cobranza”. Los comprobantes seleccionados deben pertenecer al mismo cliente y tener la misma moneda.
  5. Autorizar la cobranza: acceder a “Recibo de cobranza” y autorizar la cobranza deseada.
  6. Automaticamente se generará una imputación de ventas que imputar el recibo con la factura.

Vista de ítems de comprobantes de ventas + php_67b58c104901f

Es una vista que contiene todos los ítems de comprobantes de ventas (facturas, notas de débito, notas de crédito). A partir de esta vista es posible emitir un cubo para analizar la información por concepto y también exportarla a Excel.

  1. Acceder a la carpeta “Ítems de comprobantes de ventas”.
  2. En esta vista aparecen todos los ítems de comprobantes de ventas. Filtrar en caso de corresponder (el cubo solamente mostrará la información filtrada).
  3. Ejecutar el cubo haciendo click en “Cubos”.
  4. Se mostrará el cubo y se podrá organizar según las necesidades del usuario
  5. Para exportar la información a Excel, clickear el botón de exportación a Excel del cubo.

Vista de comprobantes de ventas + php_67b58c1049725

Es una vista que contiene todos los comprobantes de ventas (facturas, notas de débito, notas de crédito). A partir de esta vista es posible emitir un cubo para analizar la información y también exportarla a Excel.

  1. Acceder a la carpeta “Comprobantes de ventas”.
  2. En esta vista aparecen todos los comprobantes de ventas. Filtrar en caso de corresponder (el cubo solamente mostrará la información filtrada).
  3. Ejecutar el cubo haciendo click en “Cubos”.
  4. Se mostrará el cubo y se podrá organizar según las necesidades del usuario.
  5. Para exportar la información a Excel, clickear el botón de exportación a Excel del cubo.

Devolución de valores por venta + php_67b58c1049d5c

Esta transacción se utiliza para registrar la devolución de valores al cliente luego de una devolución de mercadería del cliente a la organización.

Contiene los siguientes datos:

  • Fecha del comprobante: fecha de la devolución.
  • Esquema operativo: esquema al que corresponde la devolución.
  • Moneda: moneda en la que se expresan los valores.
  • Cotización: cotización de la moneda.
  • Destino: cliente que realiza la devolución.
  • Origen default: caja/cuenta bancaria/chequera por defecto desde la cual se devolverán los valores, se podrá modificar a nivel de ítem.
  • Cancela: importe a devolver.
  • Items de transacción:
    • Origen: caja, cuenta bancaria o chequera desde la cual se egresarán los valores.
    • Valor: valor entregado al cliente (efectivo, cheque, etc.)
    • Descripción: descripción del valor entregado.
    • Importe: importe para el valor entregado.
    • Datos complementarios: datos específicos del valor asignado, por ejemplo: si se trata de un cheque se ingresaría el número y fecha de emisión.

Creación

Para crear esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder a la carpeta “Pendientes de devolución de valores por venta”.
  2. Seleccionar el ingreso por devolución del cliente, hacer click derecho y seleccionar la opción “Procesar pendiente”.
  3. Asignar los depósitos y ubicaciones de origen.
  4. Aceptar.

Esta transacción se genera en estado “Abierto” y flag “Pendiente”. Habrá que autorizarla.

Autorización

Para autorizar esta transacción se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Buscar la devolución a confirmar y hacer click derecho sobre la misma.
  2. Seleccionar la opción “Confirmar”.

Asiento contable

La devolución de valores al cliente genera el siguiente asiento:

ComportamientoNombreDetalle
DebeClienteAsigna la cuenta contable “Deudores” asignada al cliente por la suma de los importes de los ítems de cancelación de finanzas.
HaberEfectivoPara aquellos ítems donde el valor asignado es efectivo: Asigna la cuenta contable “Caja/Banco” asignada a la caja o cuenta bancaria del ítem por el total del ítem.
HaberChequesPara aquellos ítems donde el valor asignado es cheque: Si el destino es una caja: Asigna la cuenta contable “Valores a depositar” asignada a la caja por el total del ítem. Si el destino es una cuenta bancaria:  Asigna la cuenta contable “Valores depositados a acreditar” asignada a la cuenta bancaria por el total del ítem.